Secret d'une organisation réussie

Cette page s'adresse peut être plus aux organisateurs d'épreuves hors stade en leur donnant quelques pistes pour réussir leur épreuve. Mais, les participants trouveront également des éléments de réponses aux dysfonctionnents parfois constatés.

L'organisateur doit être "multitâches" en menant de front : les récompenses, la sécurité, la convivialité, les inscriptions, la cérémonie de récompenses, la mises en valeur des partenaires, les ravitaillements, le déroulement de la course....et tous les imprévus de dernière minute !

Son but principal doit être (et c'est très souvent le cas dans l'Aisne) de satisfaire au mieux les participants afin de les "fidéliser" et les encourager à revenir l'année suivante avec des ami(e)s. Dans cette quête chaque détail a la plus grande importance. Certains coureurs effectuent le déplacement pour la beauté du parcours, d'autres pour le lot offert ou la qualité du tirage au sort, ou encore pour réaliser un "temps"...

MAIS à un moment donné TOUS ont la même question : "Combien j'ai mis ? Quelle est ma place ?"
Quelques soit la qualité de la prestation organisatrice, le minimum exigible est d'afficher le classement scratch et si possible dans les plus brefs délais.
J'aime souvent, en pareil cas, citer Daniel Cadet :"Lorsque l'on regarde un match de foot ou basket, en partant tout le monde connait le score".

• Quelques exemple de ce qu'il ne faut surtout pas faire :

• Mettre en diffusion plusieurs versions du bulletin d'engagement. Le risque est que les infos communiqués soient contradictoires (souvent le cas des horaires annoncés)
• Par soucis d'économie, reproduire le bulletin sur un "timbre poste" et ne pas laisser de place suffisante pour l'écriture du participants
• Le participant remplie un bulletin, le donne au secrétariat et là une personne réécrit toutes les informations sur une autre feuille. Cette dernière, complète, sera ensuite transmise à l'informatique. Et là, l'informaticien ressaisira toutes les infos dans son logiciel. A chaque réécriture, c'est le risque d'introduire des informations erronées dans le système.
• Pensez que l'on peut mettre n'importe qui à l'inscription sans rien lui expliquer. Ce travail requiert une personne calme, ayant le sens relationnel et pointilleuse. C'est bien souvent le premier contact que rencontre le participant en arrivant sur la manifestation. Dès cet instant, il se forme un jugement sur l'organisation, autant que se soit un point positif.
• La plus grande vigilance avec l'utilisation de dossards récupérés ou de série différentes.

• Pistes à suivre pour éviter les ennuis

• Faire tester par plusieurs personnes (dont quelques unes qui ne font pas partie de l'organisation) le bulletin d'engagement. Attention, à cette étape il faut aussi tenir compte de son mode de reproduction (pas de couleur jaune s'il est photocopié en noir et blanc...)
• Il faut réduire au minimum les phases de recopie du bulletin. Le participant le rempli, le transmet au secrétariat qui vérifie s'il ne manque rien et inscrit dessus le N° de dossard puis le donne à l'informatique. Il peut être judicieux que la personne aux inscriptions mettent ses initiales sur le bulletin. En cas de soucis, c'est elle, qui est, la plus apte à répondre pour aider la saisie informatique.
• Règle de base à respecter : UN participant = UN bulletin
• Constituer un fichier de coureur et s'y reporter au lieu d'effectuer une saisie complète (mais attention de bien vérifier les changements d'adresse et de club). Ce type de fichier nécessite une maintenance (mise à jour) régulière et représente un lourd travail.



• Le top du top est que le participant saisisse lui même le bulletin sur informatique (fini les erreurs de retranscription).

• Utilisation de formulaire de saisie et utilisation d'une base de donnée (MySQL ou autre) si l'on s'y connait en programmation
• L'utilisation d'un formulaire avec récupération des infos via le courrier électronique n'apporte rien de plus car il faudra refaire la saisie (avec les risques encourus)
• Utilisation d'un prestataire de service avec récupération d'un fichier informatique exploitable directement< (format texte ou Excel).

Pour moi cette dernière solution est la meilleure. Elle permet une fiabilité exceptionnelle des informations, une rapidité d'exécution, un suivi des inscriptions en temps réel avec informations communiqués à l'inscrit, un suivi d'une année sur l'autre, un espace de communication supplémentaire pour l'épreuve, dégage du temps libre que l'organisateur peut consacrer à d'autres choses (recherche de sponsors...)

Ayant contribué à l'élaboration de son cahier des charges et ayant eu l'occasion de l'utiliser à plusieurs reprises (comme participant et comme organisateur).  Je conseille vivement à tous de passer par le site d'inscription en ligne www.sport-inscription.com.
Je me suis déjà inscrit sur d'autres sites mais cette fois j'ai été vraiment rassuré sur la manière dont la transaction bancaire est sécurisée. De plus, il est possible de payer par chèque ou encore de s'inscrire en ligne et de payer le jour de l'épreuve. C'est l'organisateur qui décide des choix offerts aux visiteurs. ET en plus, ce site est 100% axonais !

Dans le cadre de mon activité Aviron, je gère les inscriptions et classements des Régates Internationales de l'Ailette (1800 rameurs) et la tête de Rivière de  Mantes la Jolie (1200 rameurs). La fédération française des sociétés d'aviron (FFSA) a mis en place un système équivalent à www.sport-inscription.com pour que les clubs inscrivent leurs rameurs via le site fédéral. Cela me facilite grandement la tâche et aucune source d'erreurs dans les inscriptions. De plus, je me verrais mal saisir tout ce petit monde (et pourtant, il y a quelques années encore c'était la seule solution), de quoi avoir une tendinite du clavier !

Le seul bémol de passer par un site d'inscription en ligne et que cela représente un coût, certe faible mais nos budgets sont très serrés. Je n'ai pas refait dernièrement le tour de tous les sites mais là encore , je pense que notre site axonais est le ou l'un des meilleurs placés. N'hésitez pas à prendre contact avec www.sport-inscription.com pour en savoir plus, cela ne vous engage à rien et une solution personnalisée pourra vous être proposée. Gardez aussi à l'esprit le temps économisé, la fiabilité du travail des inscriptions...

 Avec la FFSA pas de problème, c'est gratuit.... ha ! si la FFA pouvait faire de même ?

La qualité de nos organisations et la satisfaction des participants réclament que nous évoluons avec les techniques du moment !