Secret d'une organisation réussie


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Cette page s'adresse peut être plus aux organisateurs d'épreuves hors stade en leur donnant quelques pistes pour réussir leur épreuve. Mais, les participants trouveront également des éléments de réponses aux dysfonctionnents parfois constatés.

L'organisateur doit être "multitâches" en menant de front : les récompenses, la sécurité, la convivialité, les inscriptions, la cérémonie de récompenses, la mises en valeur des partenaires, les ravitaillements, le déroulement de la course....et tous les imprévus de dernière minute !

Son but principal doit être (et c'est très souvent le cas dans l'Aisne) de satisfaire au mieux les participants afin de les "fidéliser" et les encourager à revenir l'année suivante avec des ami(e)s. Dans cette quête chaque détail a la plus grande importance. Certains coureurs effectuent le déplacement pour la beauté du parcours, d'autres pour le lot offert ou la qualité du tirage au sort, ou encore pour réaliser un "temps"...

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MAIS à un moment donné TOUS ont la même question : "Combien j'ai mis ? Quelle est ma place ?"
Quelques soit la qualité de la prestation organisatrice, le minimum exigible est d'afficher le classement scratch et si possible dans les plus brefs délais.
J'aime souvent, en pareil cas, citer Daniel Cadet :"Lorsque l'on regarde un match de foot ou basket, en partant tout le monde connait le score".

Un classement sans faille

Pour arriver à cela c'est toute une chaîne interactive à mettre en place. Cela commence à la conception du bulletin d'inscription et se termine lorsque l'imprimante édite le classement.

Comme toutes chaines, elle a la solidité de son maillon le plus faible !
L'expérience, nous démontre que le maillon faible dans cette chaîne est souvent l'étape des inscriptions. A partir de cette étape, la moindre erreur ou le moindre oubli ou la moindre imprécision mettent en péril la sortie d'un classement rapide et exacte. Je n'aborderais pas le côté législatif des inscriptions avec licence et certificat médical.

 

Pour moi cette dernière solution est la meilleure. Elle permet une fiabilité exceptionnelle des informations, une rapidité d'exécution, un suivi des inscriptions en temps réel avec informations communiqués à l'inscrit, un suivi d'une année sur l'autre, un espace de communication supplémentaire pour l'épreuve, dégage du temps libre que l'organisateur peut consacrer à d'autres choses (recherche de sponsors...)

Ayant contribué à l'élaboration de son cahier des charges et ayant eu l'occasion de l'utiliser à plusieurs reprises (comme participant et comme organisateur).  Je conseille vivement à tous de passer par le site d'inscription en ligne www.sport-inscription.com.
Je me suis déjà inscrit sur d'autres sites mais cette fois j'ai été vraiment rassuré sur la manière dont la transaction bancaire est sécurisée. De plus, il est possible de payer par chèque ou encore de s'inscrire en ligne et de payer le jour de l'épreuve. C'est l'organisateur qui décide des choix offerts aux visiteurs. ET en plus, ce site est 100% axonais !

Dans le cadre de mon activité Aviron, je gère les inscriptions et classements des Régates Internationales de l'Ailette (1800 rameurs) et la tête de Rivière de  Mantes la Jolie (1200 rameurs). La fédération française des sociétés d'aviron (FFSA) a mis en place un système équivalent à www.sport-inscription.com pour que les clubs inscrivent leurs rameurs via le site fédéral. Cela me facilite grandement la tâche et aucune source d'erreurs dans les inscriptions. De plus, je me verrais mal saisir tout ce petit monde (et pourtant, il y a quelques années encore c'était la seule solution), de quoi avoir une tendinite du clavier !

Le seul bémol de passer par un site d'inscription en ligne et que cela représente un coût, certe faible mais nos budgets sont très serrés. Je n'ai pas refait dernièrement le tour de tous les sites mais là encore , je pense que notre site axonais est le ou l'un des meilleurs placés. N'hésitez pas à prendre contact avec www.sport-inscription.com pour en savoir plus, cela ne vous engage à rien et une solution personnalisée pourra vous être proposée. Gardez aussi à l'esprit le temps économisé, la fiabilité du travail des inscriptions...

 Avec la FFSA pas de problème, c'est gratuit.... ha ! si la FFA pouvait faire de même ?

La qualité de nos organisations et la satisfaction des participants réclament que nous évoluons avec les techniques du moment !

Claude Vaillant